1 Elektronische Kommunikation der Stadt Alzey
1.1 Elektronische (formfreie) Kommunikation
Die elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich formfrei, sofern nicht durch eine Rechtsvorschrift spezielle Formen vorgeschrieben sind.
Für eine formfreie* (siehe unter 1.5: [1]) elektronische Kommunikation steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: information@alzey.de.
Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite www.alzey.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der Stadtverwaltung Alzey ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.
Folgende Dateianhänge werden aus Sicherheitsgründen nicht von der Stadt Alzey als Emailanhang akzeptiert: .exe/.mht/.ink/alle Officeformate mit Macros/.iqy/.htm/.html/ .mhtml/.shtml/alle Containerformate mit Script oder Macroinhalten/.com/.hlp/.inf/alle Dateien mit Scriptinhalten.
Wurde Ihrerseits eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Alzey davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Alzey an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Mit Einführung des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), der über § 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, wurde die Möglichkeit der formgebundenen* (siehe unter 1.5: [2]) elektronischen Kommunikation eröffnet. Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Voraussetzung der formgebundenen elektronischen Kommunikation ist die Zugangseröffnung durch eine Verwaltung.
Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
1.2 Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Stadtverwaltung Alzey bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.
Wir eröffnen den Zugang (nach § 3a Abs. 1 VwVfG) nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Alzey und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.
1.3 Formgebundene elektronische Kommunikation
1.3.1 Innerhalb der virtuellen Poststelle (VPS)
Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der „virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ (VPS) können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Stadtverwaltung Alzey übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.
Hierzu ist eine einmalige Registrierung notwendig, die die Erfassung Ihrer Adressdaten umfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Freischaltlink. Nach der Aktivierung des Links können Sie die virtuelle Poststelle für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg nutzen.
Die Registrierung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Übermittlung der rechtssicheren Post durch eine Quittung (dem sog. Laufzettel) bestätigt bekommen. Auch für Sie dürfte dieser Nachweis bei einer juristischen Auseinandersetzung von Nutzen sein.
1.3.2 Per E-Mail an die VPS
Wenn Sie sich nicht, wie unter 1.3.1 beschrieben, registrieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit die Möglichkeit, rechtsverbindlich auch per E-Mail mit unserer Verwaltung zu kommunizieren. Dazu steht Ihnen derzeit ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: stv-alzey@poststelle.rlp.de.
Voraussetzungen
Absenderangaben Für eine weitere Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Verschlüsselung der Dokumente Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie diese verschlüsselt an die Stadtverwaltung Alzey senden. Dies empfehlen wir insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten.
Das öffentliche Verschlüsselungszertifikat unserer Poststelle zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente können Sie unter der nachfolgenden URL: http://rlp-middleware.de/dokumente/rlpintermed.cer abrufen.
1.3.3 Unterstützte Formate und Signaturkomponenten
Die von uns unterstützten Dateiformate und Signaturkomponenten finden Sie auf der Internetseite: www.rlp-middleware.de/vps-technik.htm. Bitte prüfen Sie dort unbedingt, ob wir die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei verarbeiten können.
1.4 Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zu der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Alzey, so steht Ihnen unser Signaturkoordinator Herr Kai Domke unter der Rufnummer 06731/495-307 oder per E-Mail: kai.domke@alzey.de zur Verfügung.
1.5 Rechtliche Hinweise
Betreiber der virtuellen Poststelle:
Landesbetrieb Daten- und Information (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
Telefon: 0800 / 6000 200
Telefon: 06131 / 605-145
E-Mail: HelpDesk@ldi.rlp.de
Rechtliche Besonderheiten
Allgemeine Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (AGB VPS) Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der „Allgemeinen Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ (AGB VPS). Die AGB VPS stehen hier zur Ansicht und zum Download bereit: http://www.rlp-middleware.de/dokumente/AGBVPS0207.pdf Durch Nutzung der VPS erkennt der Nutzer die AGB VPS an.
Sicherheitshinweise
Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten erfolgen. Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden. Der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch der PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Kunden/Bürger übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist. Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.
Gewährleistung / Haftung
Die Nutzung der virtuellen Poststelle erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die Stadtverwaltung Alzey übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadt Alzey sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.
Datenschutz
Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.
[1] Formfrei: hier ist eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben (z.B.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.).
[2] Formgebunden: hier ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben (z.B.: Anmeldungen und andere Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungsverfahrens bzw. gem. § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) auch Verträge und ähnliches im Privatrecht).
[3] Die virtuelle Poststelle ist ein Internetdienst. Dieser erlaubt einem beliebigen Absender elektronisch signierte Dokumente, die für ein System der Stadtverwaltung Alzey bestimmt sind, gesichert und nachvollziehbar einzuliefern.